Nach einer aktuellen Mitteilung des Zolls¹ unterliegen die sog. Lieferantenerklärungen und Unterlagen zu Präferenznachweisen den steuerlichen Aufbewahrungspflichten i. S. des § 147 AO.

Eine Lieferantenerklärung hat Bedeutung bei grenzüberschreitenden Waren­lieferungen und ist eine Erklärung, mit der ein Lieferant Angaben im Hinblick auf die Präferenzursprungseigenschaft gelieferter Waren macht. Lieferant ist unabhängig von der Rechnungsstellung immer die Person, die die Ver­fügungsgewalt über die gelieferte Ware hat².

Sie müssen grundsätzlich unterschrieben sein, es sei denn, Rechnung und Lieferantenerklärung werden elektronisch erstellt; sodann gelten die Vor­schriften der elektronischen Rechnungsstellung. Sie können entweder als separates Dokument oder als Teil der Rechnung oder einem dazuge­hörigen Lieferschein etc. ersichtlich sein.

Bezüglich der Aufbewahrung führt der Zoll aus, dass Lieferantenerklärungen Bestandteil der geschäftlichen Korrespondenz sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO) und als solche nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO sechs Jahre (Jahr der Aus­stellung zzgl. sechs Jahre) aufbewahrungspflichtig sind. Sofern die Lieferantenerklärung auf einer Rechnung oder einem sonstigen Dokument i. S. des § 147 Abs. 1 Nr. 4 oder Nr. 4a AO abgegeben wird, verlängert sich die Auf­bewahrungsfrist auf zehn Jahre (Jahr der Ausstellung zzgl. sechs Jahre). Deshalb kommt die kürzere Aufbewa­rungspflicht von drei Jahren i. S. der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 nicht zum Tragen.