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Meldepflicht für elektronische Kassensysteme kommt ab Juli 2025

Kategoriegrafik
Verwaltungs-
anweisung:
BMF, Schreiben vom 28.6.2024
Gesetz:
§ 146a Abs. 4 AO
Problemstellung:
Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Nach § 146a Abs. 4 AO müssen Steuerpflichtige, welche Geschäftsvorfälle mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erstellen, bestimmte Daten über dieses Kas­sen­sys­tem der Finanzverwaltung mitteilen. In der Praxis betrifft dies hauptsächlich die Ver­wen­dung von elektronischen Kassensystemen, aber auch z. B. Taxameter und weitere elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­teme i. S. des § 146a Abs. 1 AO bzw. i. S. des § 1 Abs. 1 Satz 1 der Kas­sen­sicherungs­verordnung (KassenSichV).

Mitteilungspflicht war bisher ausgesetzt

Diese Mitteilungspflicht existierte bereits seit geraumer Zeit, war aber bisher nie anwendbar, weil das dazugehörige Formular bzw. der dazugehörige Datensatz bislang nicht ver­öffent­licht wurde.

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit des Datensatzes wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1.1.2025 zur Verfügung gestellt. Mutmaßlich wird es zeitnah in die entsprechende Kanzlei-Software integriert werden.

Folglich müssen sodann alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Finanzverwaltung gemeldet werden. Hierfür gelten nach dem o. g. BMF-Schreiben folgende Fristen:

Für alle vor dem 1.7.2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme: Die Mitteilung der entsprechenden Daten hat bis zum 31.7.2025 zu erfolgen.
Für alle ab dem 1.7.2025 angeschafften elektronischen Auf­zeich­nungs­systeme (damit auch zukünftige Anschaffungen): Die Meldung hat gem. § 146a Abs. 4 Satz 2 AO innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu erfolgen.

Praxishinweis

Werden entsprechende Kassensysteme außer Betrieb genommen, muss auch die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.
Nicht angeschaffte (z. B. gemietete oder geleaste) elektronische Auf­zeich­nungs­systeme stehen angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen gleich1.

Für nach dem 1.7.2025 erfolgte Anschaffungen oder Außerbetriebnahmen ist Folgendes zu beachten: Nach Tz. 1.16.1.4 des AEAO zu § 146a sind bei jeder Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.

Die Mitteilung hat folgende Daten zu enthalten2:

Name des Steuerpflichtigen;
Steuernummer des Steuerpflichtigen;
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Diese setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicher­heits­ein­rich­tung zusammen. Die Anforderungen an die Seriennummer der zer­ti­fi­zier­ten technischen Sicherheitseinrichtung ergibt sich aus Punkt 7.5 der Tech­ni­schen Richtlinie BSI TR-03153. Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Hierbei bedeutet nnnn eine vier­stel­li­ge Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl3;
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. Eine Auswahl zur Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems wird im Meldeverfahren über ein entsprechendes Feld vorgegeben4. Nähere Informationen stehen aktuell noch aus;
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme;
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems;
Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems sowie
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Auf­zeich­nungs­systems.

Praxishinweis

Wir empfehlen Ihnen rechtzeitig Ihre Mandanten über die Meldung zu informieren und entsprechende Informationen bei ihnen anzufordern. Einen Formulierungsvorschlag finden Sie nachfolgend.
Sehr geehrte Damen und Herren, ab 1.7.2025 muss eine Meldung der in Ihrem Betrieb verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme an die Finanzbehörde erfolgen. Dies betrifft vorrangig die durch Sie verwendeten elektronischen Kassensysteme. Wir bitten Sie daher, uns bis zum xx.xx.xxxx folgende Informationen über die in Ihrem Betrieb verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme zur Verfügung zu stellen:
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Diese setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zusammen. Die Anforderungen an die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ergibt sich aus Punkt 7.5 der Technischen Richtlinie BSI TR-03153. Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Hierbei bedeutet nnnn eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl. Kontaktieren Sie hierzu ggf. Ihren Kassenaufsteller.
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  • Seriennummer aller verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Ggf. kann die Mandanteninformation noch wie folgt ergänzt werden: Außerdem bitten wir Sie zu beachten, dass wir künftig innerhalb eines Monats der Finanzbehörde mitteilen müssen, wenn Sie ein neues Kassensystem oder sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem anschaffen oder ein vorhandenes Kassensystem oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystems außer Betrieb nehmen. Bitte teilen Sie uns entsprechende Vorgänge daher zeitnah mit. Die Kenntnisnahme über die laufenden Buchhaltungsunterlagen ist nicht ausreichend. Sofern Sie künftig die Anschaffung eines neuen Kassensystems oder sonstiges elektronisches Aufzeichnungssystem planen, teilen Sie uns dies bitte ebenso zeitnah mit. Wir werden sodann prüfen, ob wir für Sie einen steuermindernden Investitionsabzugsbetrag bilden können.
Weitere Details zur Meldepflicht werden im Rahmen des Seminars „Veranlagung 2024 - Rechtsänderungen 2024/2025“ im Januar/Februar 2025 darstellen. Sie können das Seminar bereits heute unter https://www.neufang-akademie.de/seminare/anmeldunng buchen.
Abschließend noch eine fachfremde Anmerkung: Dass die Meldepflicht kommt, war absehbar. Wir haben bereits in unserem Jahresseminar „Veranlagung 2023 - Rechtsänderungen 2023/2024“ zu Beginn des Jahres dies prognostiziert. Es entbehrt jedoch nicht einer gewissen Ironie, dass mit dem o. g. BMF-Schreiben ein weitere Bürokratielast durch neue Meldepflichten eingeführt wird und exakt eine Woche später die Spitzen der Ampel-Regierung im Rahmen der Pressekonferenz zum Haushalt 2025 vom notwendigen Abbau der Bürokratie sprechen5. Dass in der gleichen Woche die Verabschiedung eines Bürokratieabbaugesetzes im Bundestag scheitert, passt ins Bild6.  Acta „non verba“ würde der Lateiner dazu sagen.

Fußnoten anzeigen ↓

  1. [ ↑ ]AEAO zu § 146a, Tz. 1.16.2.6.
  2. [ ↑ ]AEAO zu § 146a, Tz. 1.16.2.
  3. [ ↑ ]AEAO zu § 146a, Tz. 9.2.2.
  4. [ ↑ ]AEAO zu § 146a, Tz. 9.2.3.
  5. [ ↑ ]https://www.bundesregierung.de/breg-de/suche/haushalt-2025-2297572 (Stand: 9.7.2024).
  6. [ ↑ ]https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/entlastungspaket-ampel-vertagt-den-buerokratieabbau/100049934.html (Stand: 9.7.2024).
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Veröffentlichung

  • 09. Juli 2024

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