Nach § 4 Abs. 7 EStG gelten für bestimmte, nicht abziehbarere Betriebs­aus­ga­ben besondere Aufzeichnungs­pflich­ten. Die Auf­wen­dun­gen müs­sen ein­zeln und getrennt von den übrigen Be­triebs­aus­ga­ben sowie zeitnah auf­ge­zeich­net wer­den. Diese gesonderten Aufzeichnungspflichten gelten auch für die Kosten eines häus­lichen Arbeitszimmers (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG).

Im Urteilsfall war streitig, ob die Aufzeichnungspflichten bei einer Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung erfüllt sind, wenn der Steuerpflichtige alle Kosten einzeln und fortlaufend in einem separaten Dokument oder Datensatz festhält. Erst wäh­rend des Kla­ge­ver­fahrens legte er eine Aufstellung über nachträgliche Her­stellungskosten vor.

Eine gesonderte geordnete Belegsammlung reicht dafür nicht aus. Auch ein nach­träg­liches Zusammenrechnen der Belege nach Ablauf des Ka­len­der­jahres ge­nügt grund­sätzlich nicht. Bei einem häus­lichen Ar­beits­zim­mer ist - ebenso wie bei Ge­schen­ken oder Be­wir­tungs­kosten - eine strikte und klare Trennung zwischen dem be­trieb­lichen und dem privaten Bereich erforderlich.

Die im Klageverfahren vorgelegte Liste reichte nicht aus. Sie bezog sich auf das ge­samte bewohnte Ge­bäu­de und enthielt nicht einmal alle Kosten des Ar­beits­zimmers. Insbesondere fehl­ten die anteiligen Ab­schrei­bungs­be­träge, die der Steuerpflichtige als Betriebsaus­ga­ben absetzen wollte.

Zudem fehlt es an der zeitnahen Aufzeichnung. Eine Auf­zeichnung i. R. der Erstellung der Ein­kom­men­steuer­er­klärung im Mai des Folge­jah­res ist nicht mehr als zeitnah anzusehen, denn die Auf­zeich­nun­gen nach § 4 Abs. 7 EStG sind re­­gel­­mäßig in­ner­halb einer Frist von zehn Tagen vor­zu­neh­men und dürfen aus­­nahms­­weise allenfalls einen Monat aufgeschoben wer­den.