Anstelle eines klassischen Fahrtenbuches in Papierform können die not­wen­digen Aufzeichnungen auch mittels eines elektronischen Fahrtenbuchs durch­geführt werden. Für die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher gibt es von Seiten der Fi­nanz­ver­waltung kein Zertifizierungs­ver­fah­ren. Damit trägt der Steuerpflichtige das Risiko, dass die Vor­aus­set­zungen eingehalten sind¹.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus die­sel­ben Er­kennt­nis­se wie aus einem manuell geführten Fahr­ten­buch ge­win­nen las­sen², d. h. Auf­zeich­nungen müssen vollständig, zeitnah (nach Abschluss der Fahrt) und in einer ge­schlos­se­nen Form vorge­nom­men werden.

Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahr­ten­buch können nach Ansicht des BFH nicht identisch sein. So hat z. B. das Erfordernis, dass nach­träg­lich vorgenommene Änderungen in der Da­tei dokumentiert und offen gelegt werden müssen, nur für ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch Bedeutung³.

Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen An­for­de­rungen nur, wenn nachträgliche Ver­än­de­run­gen an den zu einem früheren Zeit­punkt ein­ge­ge­benen Daten nach der Funktions­weise des ver­wen­de­ten Prog­ramms tech­nisch ausgeschlossen sind oder zu­min­dest in ihrer Reich­we­ite in der Da­tei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Im Urteilsfall wurde ein Computerprogramm genutzt, bei dem nachträgliche Än­de­run­gen durch den System­ad­ministra­tor möglich waren. Diese Ände­run­gen wurden nicht in der Datei selbst doku­mentiert oder offengelegt, sondern nur auf Nachfrage beim System­ad­ministra­tor. Ein solches Fahrtenbuch stellt kein ge­schlos­se­nes Verzeichnis dar und ist damit keine geeignete Aufzeich­nungs­methode.