Anstelle eines klassischen Fahrtenbuches in Papierform können die not­wen­digen Aufzeichnungen auch mittels eines elektronischen Fahrtenbuchs durch­ge­führt werden. Für elektronische Fahrtenbücher gibt es von Seiten der Fi­nanz­verwaltung kein Zertifizierungsverfahren für die Anerkennung eines elek­tronischen Fahrtenbuches.

Es gelten somit dieselben Regelungen wie für handschriftlich geführte Fahr­ten­bücher, d. h. Aufzeichnungen müssen vollständig, zeitnah (nach Abschluss der Fahrt) und in einer geschlossenen Form vorgenommen werden¹. Nach­träg­liche Veränderungen der Aufzeichnungen müssen technisch aus­ge­schlos­sen sein, zumindest aber dokumentiert sein (inkl. Änderungsdatum und der ur­sprüng­lichen Eintragung).

Im Urteilsfall wurden die Fahrten unmittelbar durch ein GPS-System elektro­nisch aufgezeichnet (Bewegungsprofil). Später konnten die Fahrten einem vor­de­finierten Fahrt­zweck zuordnen werden oder ein individueller Fahr­zweck eingetragen wer­den. Diese Zuordnung blieb nach der Ersterfassung frei änderbar.

Es ist nicht ausreichend, wenn nur die Fahrten per GPS-System aufge­zeich­net werden. Es ist außerdem erforderlich, dass die Angaben zu Reise­zweck zeit­nah eingetragen werden und dann nicht mehr veränderlich sind. Eine tech­ni­sche Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.