Wieder auf den Tag genau ein Jahr später: Nach den Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025¹ hat das BMF am 15.10.2026 sein drittes Schreiben zur E-Rechnung vorgelegt. Es ersetzt die bisherigen Schreiben nicht, sondern ergänzt und erweitert diese. Kurzum: Wo das Datenmodell der Normenreihe EN 16931 die umsatzsteuerlichen Anforderungen noch nicht abbilden kann, hilft die Verwaltung mit Nichtbeanstandungsregeln aus, teils befristet bis zum 30.6.2030. An einer Stelle verschärft die Verwaltung jedoch auch ihre Ansicht.

Wir stellen die Neuerungen nachfolgend nach Praxisrelevanz sortiert dar. Wo wir in unseren bisherigen Beiträgen schon Hinweise gegeben haben, ist das im jeweiligen Praxishinweis vermerkt.

Das Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet weiterhin Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler². Offen blieb eine Frage, die in der Praxis täglich auftaucht: Validatoren melden auch Verstöße gegen Geschäftsregeln, die mit Umsatzsteuer nichts zu tun haben, und werten die Datei dann insgesamt als ungültig. Das BMF trennt nun ausdrücklich zwei Sichtweisen³. Technisch entspricht eine Datei mit verletzter Geschäftsregel nicht mehr der EN 16931. Umsatzsteuerlich ist das nicht maßgebend. Liegt kein Formatfehler vor, bleibt die Datei eine E-Rechnung i. S. des § 14 UStG. Zum Inhaltsfehler wird ein Geschäftsregelfehler nur, wenn dieser eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft.

Für den Vorsteuerabzug kommt es damit allein darauf an, ob die Pflichtangaben richtig und vollständig sind. Eine rote Validierungsmeldung bedeutet nicht automatisch, dass die Vorsteuer verloren ist.

Dass die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil stehen muss und ergänzende Angaben in einen Anhang dürfen, galt schon bisher⁴. Neu ist, dass das BMF den Mindestinhalt konkret benennt⁵. Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und ggf. Leistungsort müssen so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass sich allein daraus bestimmen lässt: Lieferung oder sonstige Leistung, Ort der Leistung, zutreffender Steuersatz und Bezug für das Unternehmen. Eine erschöpfende Beschreibung verlangt das BMF nicht. Was darüber hinausgeht, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, darf in einen eingebetteten Anhang.

Im UStAE ersetzt das BMF an mehreren Stellen das Wort „enthalten“ durch „eingebettet“⁶. Der Anhang muss also Teil der Rechnungsdatei sein. Ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht!

Eine Verschärfung steckt in den Vorsteuerregeln. Menge und Zeitpunkt der Lieferung kann der Leistungsempfänger nur noch bei einer sonstigen Rechnung anhand des Lieferscheins oder anderer Geschäftsunterlagen nachweisen⁷. Bei der E-Rechnung müssen diese Angaben im strukturierten Teil stehen. Das setzt die Linie von 2025 fort, nach der die Leistungsbeschreibung nur in einer sonstigen Rechnung auf den Lieferschein Bezug nehmen darf⁸.  

Besteht eine E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV als E-Rechnung erfolgen⁹. Welcher Rechnungstyp für die ersetzende Berichtigung, die kumulierende Berichtigung oder die kaufmännische Gutschrift zu verwenden ist, ist technisch noch nicht festgelegt. Das BMF lässt deshalb derzeit jede praxistaugliche Art der Korrektur zu. Entscheidend ist, dass sich aus der Gesamtschau von ursprünglicher Rechnung und Berichtigungen die letztlich maßgeblichen Angaben klar ergeben.

Neu wird in den UStAE eingefügt: Bei einer E-Rechnung kann die Berichtigung oder Ergänzung auch durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers erfolgen. Voraussetzungen dafür sind eine vorherige Vereinbarung und eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung¹⁰. Konsequent ergänzt das BMF, dass eine unvollständige Rechnung zwar „grundsätzlich“ vom Aussteller vervollständigt wird, dies aber den Weg über Abschn. 14.11 Abs. 2 UStAE einschließt¹¹.

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG ist jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben. Bei Boni, Skonti und Rabatten, deren Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht feststeht, ist auf die Vereinbarung hinzuweisen. Das Schreiben von 2025 verlangte dafür eine hinreichend genaue Bezeichnung¹². Nunmehr genügt ein bloßer Hinweis in allgemeiner Form auf eine schriftlich abgeschlossene Vereinbarung. Voraussetzung ist, dass die Unterlagen als Aufzeichnungen nach § 22 UStG kurzfristig vorgelegt und leicht geprüft werden können¹³. Wird die Vereinbarung nach Rechnungsstellung geändert, muss die Rechnung nicht berichtigt werden.

In der Endrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte abzusetzen (§ 14 Abs. 5 UStG). Im strukturierten Teil der E-Rechnung lässt sich das bis heute nicht sauber abbilden. Das erste Schreiben ließ bis zum 31.12.2027 einen unstrukturierten Anhang zu¹⁴. Diese Lösung verlängert das BMF bis zum 30.6.2030. Daneben tritt ein zweiter Weg: Die Teilentgelte dürfen als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) abgesetzt werden, die Einzelheiten nach Abschn. 14.8 Abs. 7 und 8 UStAE stehen dann im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“)¹⁵.

Klargestellt ist außerdem: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Beginn der eigenen E-Rechnungspflicht nach § 27 Abs. 38 UStG erteilt werden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch dann, wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen¹⁶.

Bei Bauleistungen ist das Leistungsverzeichnis regelmäßig die Leistungsbeschreibung. Nach dem Kern-Datenmodell kann es aber nicht im strukturierten Teil abgebildet werden. Das BMF beanstandet es deshalb derzeit nicht, wenn der strukturierte Teil nur die Gewerke mit ihren Summen enthält¹⁷. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage stehen, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei, etwa nach dem GAEB-Standard, übermittelt werden. Die Parteien können auch eine Extension vereinbaren.

Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht wird beim Aussteller nicht beanstandet, solange er nicht wusste und auch nicht erkennen konnte, dass er an einen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet¹⁸. Neu ist die Konkretisierung für Dauerverträge mit gemischter Kundschaft, etwa bei Energieversorgern. Es genügt, die Unternehmereigenschaft bei Vertragsbeginn oder bei einer Vertragsänderung zu klären. Regelmäßige Nachfragen während der Laufzeit sind nicht nötig¹⁹. Für den Vorsteuerabzug des Empfängers bleibt es bei den bisherigen Grundsätzen²⁰.

Wer trotz Pflicht eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG²¹.

i) Bruttopreisrechnungen

Das Kern-Datenmodell rechnet vom Entgelt aus. Bei Leistungen auf Bruttopreisbasis (das BMF nennt Bücher mit Preisbindung) entstehen deshalb Rundungsdifferenzen. Weil XRechnung und ZUGFeRD noch kein Bruttorechnungs-Format kennen, genügen im strukturierten Teil für bis zum 31.12.2027 ausgestellte Rechnungen die Summen der Entgelte je Steuersatz und Steuerbefreiung mit Steuersatz und Steuerbetrag²². Die Einzelpositionen müssen dann in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage stehen, auf die eindeutig hingewiesen wird.

Ein Bescheid über eine öffentlich-rechtliche Abgabe kann zugleich Rechnung sein. Das gilt jetzt ausdrücklich nicht nur für Gebühren, sondern auch für Beiträge und Kostenersätze²³. Weil die E-Rechnung solche Bescheide technisch noch nicht gut abbildet, beanstandet es das BMF nicht, wenn bis zum 30.6.2030 erlassene Bescheide als sonstige Rechnung ausgestellt werden²⁴. Wird daneben eine gesonderte Rechnung erteilt, droht bei doppeltem Steuerausweis eine Steuerschuld nach § 14c UStG.

k) Rechnungen an die öffentliche Verwaltung

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung unterliegen der umsatzsteuerlichen E-Rechnungspflicht nur, wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt. Unabhängig davon gelten etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und vergleichbare Vorschriften. Ein Rangverhältnis besteht nicht. Weichen Grenzbeträge oder Übermittlungswege voneinander ab, ist die strengere Vorschrift maßgeblich²⁵.

Welche Pflichtangabe in welches Feld der EN 16931 gehört, ergibt sich aus einer Zuordnungstabelle der KoSIT und des FeRD. Die Finanzverwaltung empfiehlt, sie in der jeweils aktuellen Fassung zugrunde zu legen²⁶. Für die Abstimmung mit Softwareanbietern ist das eine brauchbare Referenz.

Die Grundsätze gelten für alle Umsätze nach dem 31.12.2024. Für E-Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, nicht aber den zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens, gilt eine Nichtbeanstandung, auch für den Vorsteuerabzug²⁷.