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Rückstellung für die Aufbewahrung von Man­dan­ten­da­ten

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Gericht / Az:
BFH, Urteil vom 13.2.2019 XI R 42/17
Fundstelle:
DStR 2019 S. 1679
Gesetz:
§ 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG , § 249 Abs. 1 HGB , § 66 StBerG
Streitfrage:
Ist für die Aufbewahrung von Mandantendaten und Man­dan­ten­ak­ten eine Rückstellung zu bilden?

Aufbewahrungs­pflicht

Nach § 66 Abs. 1 StBerG hat ein Steuerberater die Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren. Diese Ver­pflichtung erlischt mit der Übergabe der Handakten an den Auftraggeber, spä­tes­tens jedoch binnen sechs Monaten, nachdem der Auftraggeber die Auf­for­de­rung des Steuerberaters erhalten hat, die Handakten in Empfang zu neh­men1. Dies gilt für elektronische Daten sinngemäß2.

Mandantendaten im DATEV-Rechen­zentrum

Im Besprechungsurteil hatte eine Wirtschaftsprüfungs- und Steu­er­be­ra­tungs­ge­sell­schaft eine Rückstellung für Auf­be­wah­rungs­ver­pflich­tun­gen von Man­dan­ten­da­ten im DATEV-Rech­en­zen­trum ge­bildet.

Keine öffentlich-rechtliche Verpflich­tung

Der BFH sieht hierin keine öffentlich-rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der Daten, wodurch die Rückstellungsbildung ausscheidet. Eine Auf­be­wah­rungs­ver­pflich­tung entsteht zwar im Zeitpunkt der Mandatsbeendigung, aber die Abwendungsmöglichkeit des § 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG ist gleichfalls ver­pflich­tungs­mindernd zu berücksichtigen. Ein (freiwilliger) Verzicht auf die Aus­übung dieses Rechts erfolgt im überwiegenden eigenbetrieblichen In­te­resse.

Keine zivilrechtliche Ver­pflichtung

Es besteht auch keine zivilrechtliche Verpflichtung, zumal eine gesonderte Ver­einbarung zur Aufbewahrung nicht vorlag. Soweit die Daten zur laufenden Man­dats­bearbeitung sowie zur Erfüllung eines Prüfungs- und Aus­kunfts­ver­lan­gens der Finanzverwaltung vorgehalten werden, handelt es sich um Ar­beits­er­geb­nisse, die mit der Zahlung des Honorars Eigentum des Man­dan­ten ge­wor­den sind.

Kein Erfüllungs­rück­stand

Auch ein Erfüllungsrückstand ist nach den vorstehenden Grundsätzen nicht gegeben, da bei Mandatsbeendigung die Daten an die Mandanten he­raus­zu­ge­ben sind und in diesem Fall keine weiteren (bis zum Ablauf einer je­weils zehn­jährigen Frist) Archivie­rungs­auf­wen­dun­gen mehr anfallen.

Praxishinweise

Für den Berufsstand der Steuerberater als auch der Wirtschaftsprüfer lehnte der BFH eine Rückstellungsbildung bereits ab3.
Eine für die Mandanten kostenfreie Aufbewahrung der Unterlagen ver­bun­den mit der Erwartung des Fortbestands der Mandatsbeziehung recht­fer­tigt damit keine Rückstellung. Dies gilt auch, wenn für die (weitere) Auf­be­wah­rung kein gesondertes Honorar bezahlt wird. 
Eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung nach § 257 HGB bzw. § 147 AO trifft lediglich den Mandanten und nicht dessen Steu­er­be­ra­ter.
Zu den aufbewahrungs- und herausgabepflichtigen Handakten gehören nur Schriftstücke, die der Steuerberater aus Anlass der beruflichen Tä­tig­keit vom Mandanten oder für ihn erhalten hat; nicht dazu gehören der Briefwechsel die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat, sowie die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere wie z. B. Notizen für die Erstellung von Bilanzen oder Prüfungsberichten4.

Fußnoten anzeigen


  1.  ]§ 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG.
  2.  ]§ 66 Abs. 4 Satz 1 StBerG.
  3.  ]BFH, Beschluss v. 27.12.2010 VIII B 88/10, BFH/NV 2011 S. 600.
  4.  ]§ 66 Abs. 3 StBerG.